Risparmi economici dell’archiviazione elettronica

Risparmi economici dell’ archiviazione elettronica dei documenti

I calcoli che presenterò di seguito, sono empirici e basati su ipotesi più veritiere possibili, senza la pretesa di essere completi ed esaustivi. E’ opportuno tenere presente che i calcoli di seguito si basano esclusivamente su costi DIRETTI e non tengono conto dei benefici relativi alla velocità e alla produttività dati dal reperimento delle informazioni in modo semplice, veloce e soprattutto sicuro.

I costi di gestione di un documento possono essere suddivisi e riassunti nelle seguenti parti:

  • Costo della struttura atta allo “stoccaggio” della carta: costi dovuti all’acquisto di scaffali, cartelle, faldoni, scatole), circa 0,03 euro/foglio;
  • Costo annuo dello spazio destinato ad archivio. Ipotizzando un costo anno di circa 100 euro/mq e supponendo che ogni metro abbia 5 scaffali che contengono ognuno 10 faldoni da 300 fogli l’uno, si ottiene che ogni metro quadro contiene 15.000 fogli. Si raggiunge un costo di 100 euro / 15.000 fogli = 0,007 euro/foglio;
  • Costo dell’archiviazione tradizionale (manuale): mediamente per archiviare un foglio manualmente occorrono circa 2 minuti (protocollo, ricerca cartella idonea, foratura, ecc… ).
  • Postulando che uno stipendio medio mensile di un dipendente sia di 1.200 euro (all’azienda costerà almeno il doppio, per cui circa 2.400 euro), si stima che annualmente (13 mensilità) un impiegato costerà all’azienda circa 30.000 euro. Considerando che i giorni lavorativi sono 230 si ha che il costo giornaliero aziendale è di circa 130 euro (cioè circa 0,27 euro/minuto), si giunge al risultato che un documento archiviato avrà un costo approssimativo di 0,55 euro;
  • Costo di ricerca. Possiamo calcolare il tempo reale di ricerca facendo la somma dei seguenti tempi:

T1 = tempo di spostamento della persona per raggiungere il documento

T2 = tempo di ricerca tra le cartelle

T3 = tempo impiegato per fotocopiare il documento

T4 = reinserimento del documento nella cartella

Ipotizzando: T1 = 1 min.; T2 = 2min; T3 = 1min; T4 = 1min.

TOTALE: T = T1+T2+T3+T4 = 1 + 2 + 1 + 1 = 5 minuti

Costo per la ricerca = 5 x 0,27 = 1,35 euro/documento

N.B.: il costo medio della“fotocopia” è di 0,025 euro/foglio

TOTALE COSTO per foglio archiviato:

Costo archivio= Costo struttura + Costo annuo dello spazio + Costo iniziale per l’archiviazione + Costo fotocopia = 0,03 + 0,007 + 0,55 + 0,025 = 0,61 euro

Costo di ricerca=1,35 euro

Esempi

Calcolando un coefficiente di 1,4 per tener conto che alcuni documenti hanno due o più pagine;

Calcolando una percentuale di movimentazione dell’archivio del solo 20% che è molto basso precauzionalmente (che influenza il punto “Costo di ricerca”).

Esempio 1

Azienda con 1.000 documenti (tra DDT attivi e passivi, fatture attive e passive, ordini, note credito):

Costo archivio

= 1.000 documenti x 1,4 = 1.400 pagine x 0,61 euro = 854,00 euro

Costo di ricerca

documenti presenti in archivio x 20% = 1.000 documenti/anno x 10 anni (tempo di conservazione fiscale) = 10.000 documenti x 20% movimentazione media = 2.000 documenti movimentati x 1,35 euro = 2.700 euro

Costo ANNUALE per Archiviazione e Ricerca = 3.554 euro (stima sottostimata precauzionalmente).

Esempio 2

Azienda con 10.000 documenti (tra DDT attivi e passivi, fatture attive e passive, ordini, note credito):

Costo archivio

= 10.000 documenti x 1,4 = 14.000 pagine x 0,61 euro = 8.540 euro

Costo di ricerca

documenti presenti in archivio x 20% = 10.000 documenti/anno x 10 anni (tempo di conservazione fiscale) = 100.000 documenti x 20% movimentazione media = 20.000 documenti movimentati x 1,50 euro = 27.000 euro (*)

Costo ANNUALE per Archiviazione e Ricerca = 35.540 euro(stima sottostimata precauzionalmente).

Oltre al risparmio diretto sopra descritto per i documenti fiscali, si devono tener in considerazione anche la praticità di archiviazione e ricerca delle altre tipologie documentali come offerte, ordini, conferme ordine, e-mail, disegni Autocad o ancora senza tener presente le aziende che producono una consistente quantità di carta stampando alcuni libri fiscali quali, il libro giornale, il libro giornale magazzino, i libri IVA, il LUL etc.

Da ultimo infine, ricordiamo il minor IMPATTO AMBIENTALE che deriva dalla riduzione dell’utilizzo della carta stampata.

L’individuazione di sistemi che riducono le inefficienze e producano un abbattimento dei costi portano sicuramente benefici a tutta l’organizzazione aziendale.