Vantaggi della acquisizione documentale

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I principali vantaggi della acquisizione documentale dei documenti e della loro conservazione sostitutiva secondo quanto stabilito dalla normativa sulla smaterializzazione dei documenti, sono:

– Riduzione degli spazi dedicati all’archivio dei documenti (spazi che puoi riutilizzare o riallocare)

– Riduzione dei costi di gestione dei documenti (risparmio economico)

– Riduzione del tempo dedicato alla gestione, con recupero di personale ed attività produttive (aumento produttività aziendale)

– Maggiore rapidità nel reperimento dei documenti e delle informazioni in esso contenute (aumento dell’efficienza)

– Riduzione/eliminazione dei costi e dei tempi di distribuzione dei documenti

– Generale miglioramento dell’efficienza e dell’organizzazione di Studio / Aziendale

– Miglioramento dell’immagine in termini di efficienza, modernità, rapidità, disponibilità e organizzazione.

Qui è illustrata la tipologia di documenti da Conservare: quelli che possono essere o non* possono essere conservati in modalità digitale:

SI

  • libro giornale e libro degli inventari
  • scritture ausiliarie in cui registrare elementi patrimoniali e reddituali
  • scritture ausiliarie di magazzino
  • registro dei beni ammortizzabili
  • registri prescritti ai fini IVA: acquisti, corrispettivi, fatture emesse
  • dichiarazioni fiscali (UNICO, 730, 770)
  • modelli di pagamento (F23 e F24)
  • libri sociali
  • bilancio d’esercizio: stato patrimoniale, conto economico, nota integrativa
  • relazione sulla gestione, relazione dei sindaci e dei revisori contabili
  • fatture attive e passive, anche sotto forma di conto, nota, parcella e simili
  • ricevute fiscali e scontrini fiscali
  • documenti di trasporto (DDT)
  • scritture e documenti rilevanti ai fini delle disposizioni tributarie
  • nel settore doganale, delle accise e delle imposte di consumo
  • libro paga e libro matricola (conservazione secondo C.M. 33/03 Min. Lavoro)
  • scritture e documenti rilevanti ai fini delle disposizioni tributarie del settore doganale
  • scritture e documenti rilevanti ai fini delle disposizioni tributarie del settore delle accise e delle imposte di consumo di competenza dell’Agenzia delle Dogane fatto salvo quanto precisato nella circolare dell’Agenzia delle Dogane n.5/D del 25 gennaio 2005.

NO

*: come indicato dal decreto del Ministro dell’Economia e delle Finanze del 23/01/2004.

Un altro enorme vantaggio, contrariamente a ciò che si pensa, della normativa sulla Conservazione Sostitutiva è quella di essere estremamente flessibile. Consente infatti di adottare la Conservazione Sostitutiva senza modificare o alterare i processi esistenti negli Studi professionali / Aziende.

Ciò che viene modificato, è il tempo dedicato dallo Studio nella conservazione delle scritture contabili: infatti, a parità di documenti da conservare, mentre la stampa cartacea di centinaia di scritture contabili potrebbe richiedere diversi giorni, con la Conservazione Sostitutiva basterebbero pochi minuti.

I benefici che potenzialmente derivano dall’adozione di un progetto di dematerializzazione sono tali da ripagare i costi di realizzazione in un intervallo temporale che oscilla tra i 12 (nella maggior parte dei casi) e i 18 mesi. (fonte InfoCert Spa)

Perché risponde alle esigenze reali e quotidiane del Libero Professionista e della piccola e media Azienda?

Con oltre 60 anni di esperienza sul campo, conosco molto bene il mondo della movimentazione e dello stoccaggio dei beni, anche e soprattutto dei documenti cartacei.

Conosco i costi che deve sopportare per la gestione di un archivio cartaceo, costi che non sono solamente quelli “visibili”, come ad esempio l’occupazione di spazio della carta, ma anche “invisibili” come il costo del tempo che occorre per la ricerca del documento o ancora più semplicemente il costo dello “stoccaggio” (scaffali, cartelle, faldoni, scatole), che non viene quasi mai conteggiato.

Provi a contare quante sono le pagine che in un anno, per tutti i clienti dello studio, bisogna stampare e archiviare. Consideri, poi, i metri quadrati da mettere a disposizione, che ogni anno aumentano. Valuti il tempo assorbito dalla ricerca dei documenti negli archivi cartacei, dalla necessità di avere, comunque, una doppia archiviazione, una cartacea e una elettronica sul server dello studio. Sicuri che i documenti cartacei siano più semplici da gestire?

Riporto, a titolo di esempio, una tabella di sintesi contenuta all’interno di un articolo apparso su Italia Oggi Sette dell’11 gennaio 2010. L’articolo parlava dei vantaggi economici che apporta l’archiviazione ottica dei documenti, mentre l’immagine riproposta identificava il costo annuo (ancora valido!) per l’archiviazione e la ricerca di documenti cartacei.

Il Sole24Ore ha calcolato che il 40% del costo della gestione cartacea è costituito da costo del personale.

L’Osservatorio sulla fatturazione elettronica del Politecnico di Milano ha calcolato che il risparmio del passaggio alle procedure digitali relative al document management oscilla tra il 67% ed il 82% dei costi totali della gestione cartacea.

Oggi, tenere un archivio cartaceo in sede è sia anti-economico che una responsabilità.

La carta mantenuta “ferma” senza una manutenzione, perlomeno annuale, si rovina nel tempo.

L’umidità o le muffe non fanno solo ingiallire le fibre della cellulosa della carta, fanno anche “incollare” tra loro i fogli!

Se l’archivio cartaceo non viene mantenuto (sfogliato, areato) almeno una volta l’anno sono disastri.

Per non parlare degli archivi cartacei tenuti all’interno di cantine, sottoscale o garage …

Saremo anche entrati nell’era digitale ma per ora siamo ancora sommersi dalla carta e paghiamo di tasca nostra per tenercela con noi. La nostra vita è costellata di documenti, pratiche, fatture, ricevute, quietanze di cui non possiamo liberarci. A complicare il tutto i documenti cartacei hanno un tempo di conservazione minimo, un periodo entro il quale l’autorità di riferimento (fisco, banca, amministrazione pubblica) può richiederli come giustificativo o l’utente può utilizzarle per contestare eventuali errori; dai 6 mesi per alcune tipologie di ricevute fino ad arrivare ai 10 anni di conservazione. Ma nella realtà non è proprio così: gli Atti notarili (rogiti, atti di separazione ecc.) sono da conservare a VITA!

Ma dal 2013 a tutto questo c’è un rimedio: la conservazione digitale.

In seguito all’emanazione della normativa sulla smaterializzazione dei documenti è oggi possibile archiviare e conservare qualunque tipologia di documento in formato elettronico.

In particolare è oggi consentita la conservazione in formato elettronico dei documenti contabili, con efficacia anche ai fini fiscali e con conseguente possibilità di distruzione degli archivi cartacei.

Le nuove Regole Tecniche, DPCM del 3/12/2013, pubblicate nella Gazzetta Ufficiale del 12/03/2014, ed emanate in riferimento all’art. 71 del Codice dell’Amministrazione Digitale, argomentano e spiegano i requisiti dei nuovi sistemi di Conservazione Digitale, garantendo autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità sia dei documenti informatici che dei fascicoli di documenti informatici (aggregazione di documenti informatici).

Naturalmente il documento elettronico, soprattutto se rilevante ai fini fiscali, deve possedere determinate caratteristiche e deve essere conservato secondo un procedimento analiticamente descritto dalla legge.

La conservazione digitale è regolamentata dalla norma fiscale di riferimento con il decreto del Ministero dell’Economia e delle Finanze del 23/01/04 (G.U. n.27 del 3/2/2004) sulla conservazione digitale dei documenti fiscalmente rilevanti.

La normativa sull’archiviazione elettronica e la conservazione sostitutiva dei documenti in formato elettronico è oggi completa! E’ quindi possibile procedere alla smaterializzazione dei documenti, ovvero alla loro conservazione in formato elettronico con conseguente distruzione degli archivi cartacei.

Con conservazione digitale,si intende la sostituzione della conservazione su carta con quella digitale anche per documenti cartacei all’origine. Il processo di conservazione quindi è successivo all’eventuale archiviazione, infatti solo a seguito della procedura di conservazione digitale è possibile liberarsi della copia cartacea.

La circolare esplicativa dell’Agenzia delle Entrate n. 36/E per la conservazione digitale e le successive, esplicitano la pratica della conservazione su supporti informatici dei documenti e delle scritture contabili obbligatorie sia che siano generati informatici o che, generati cartacei, siano stati convertiti successivamente in informatici.

Coni due decreti, il DPCM 3 dicembre 2013 e il DM 17 giugno 2014, il legislatore ha finalmente stabilito le regole tecniche per il processo di conservazione e il dettaglio sul tema della gestione e conservazione dei documenti a valore tributario.

Dal 12 Ottobre 2015 come disposto dal DPCM del 3 Dicembre 2013 (Regole tecniche sul protocollo informatico, art. 7, c. 5) “Il registro giornaliero di protocollo è trasmesso entro la giornata successiva al sistema di conservazione, garantendone l’immodificabilità del contenuto”.